Casos de éxito

Microlearning y Transformación Digital en la Administración Pública

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Microaprendizaje en la Administración Pública

El microlearning es una de las mejores maneras de emplear las ventajas que la tecnología nos puede aportar para completar procesos formativos de una manera práctica, sencilla y eficaz, reduciendo el esfuerzo y facilitando el aprendizaje.

En el artículo ¿qué es el microlearning?  puedes ampliar mucho más lo que el microlearning supone para el aprendizaje de las personas y cómo puede utilizarse dentro de las organizaciones, para, por ejemplo, desarrollar Planes de Acogida- On Boarding o completar formaciones sobre aplicaciones informáticas.

En 2019 el avance del microlearning es muy significativo, términos como “microlearning” o “plataforma de microlearning” están experimentando un crecimiento destacado en todos los buscadores.  Prueba a buscarlos en tu navegador.

Cada vez son más las empresas que se han lanzado a desarrollar acciones formativas con esta metodología, especialmente usando el vídeo como elemento conductor. En muchas de ellas se usa también el Smartphone como elemento de acceso principal a los vídeos.

Un ejemplo de Transformación Digital

“La transformación digital es posible solo si es sencilla. La transformación digital debe convertirse en un proceso natural. Si tienes que explicar demasiado el cambio, no se entenderá como algo natural y su implantación será costosa y complicada, tendiendo a ser perecedera”, el equipo de FIT

Esta metodología también comienza a ser usada en las Administraciones Públicas, si bien su implantación es más lenta, especialmente en grandes colectivos donde los cambios son más complejos de implementar.  La gestión del cambio y la innovación son, a veces, factores difíciles de combinar en las administraciones. No ha sido el caso de unos de nuestros clientes donde hemos podido desarrollar en 2019 y 2020, uno de los proyectos de transformación digital en la AAPP más importantes de los últimos tiempos, no solo por sus resultados, sino por lo que ha supuesto en cuanto a cambio de hábitos e innovación.

A continuación, os presentamos este proyecto que ha sido desarrollado íntegramente por FIT Learning. Hemos aplicado el concepto de Transformación digital natural basado en las ventajas que el microlearning aporta a la formación de las personas.

Transformación digital natural + Microlearning = Éxito

1. El proyecto

2. El piloto

3. El desarrollo del proyecto

4. Resultados

5. Conclusiones

6. Las claves

7. Datos del proyecto

El proyecto

El proyecto nace en Junio de 2018 de las necesidad de formar a unas 3.000 personas de entidades públicas relacionadas con una Administración Pública con un colectivo de 5.000 personas. Para los objetivos del proyecto es necesario el desarrollo de 2 cursos:

  1. Reglamento Europeo de Protección de Datos
  2. Código de conducta informático Interno

Ambos cursos deben estar disponible en 2 idiomas y es preciso que todas las personas a las que va dirigido, unas 3.000, completen su formación.

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El reto, microlearning

Si bien la formación inicialmente se plantea como un curso elearning tradicional, de pantallas, que se completará desde la plataforma Moodle disponible, finalmente el cliente decide apostar por algo totalmente innovador para este tipo de proyectos: el uso de microlearning.

El proyecto se plantea como una colección de vídeos sobre ambas temáticas, que permitan completar la formación de una forma más amable. Debemos tener en cuenta que el contenido de los mismos es, a priori, poco atractivo.

Creación de vídeos y cursos: desarrollo de plataforma de microlearning

El proyecto de divide en 2 partes bien diferenciadas:

  1. Puesta en marcha de una plataforma personalizada que permita acceder a los usuarios a la formación y permita evaluar el impacto de la misma.
  2. Desarrollo de los contenidos en vídeo, más de 50 vídeos en castellano y euskera con evaluaciones, material de descarga

En junio de 2018 comienza el desarrollo de los cursos y la personalización de la plataforma, de cara a poder completar un proyecto piloto en septiembre.

El piloto, un seguro

En septiembre realizamos un proyecto piloto con un colectivo heterogéneo. Obtiene unos resultados excelentes y una relación de cambios y mejoras que se implantan durante el desarrollo del mismo y se aplicarán posteriormente en la puesta en marcha de los primeros grupos.

El lanzamiento, el punto crítico

En octubre se lanza el primer grupo, con 300 personas escogidas de un colectivo con fácil acceso. Comienzan un lunes y disponen de 3 semanas para completar su formación, en el curso sobre el Reglamento Europeo de Protección de Datos, en el idioma que elijan. Esta fase, aunque controlada, no está exenta de riesgo ya que implica:

  • Cambio de algunos hábitos formativos que no han variado en años. En esta disciplina entran la plataforma (Moodle), las claves de acceso, la modalidad formativa, el uso de vídeo…
  • Acceso a la formación de personas que no trabajan en oficina de manera habitual, lo cual puede implicar un rechazo hacia la misma.
  • La propia temática de la formación, poco atractiva al tratarse de temas legales y de procedimientos, algo que habitualmente afecta a los resultados finales y a la valoración de los cursos.

El desarrollo del proyecto

El proyecto se desarrolla finalmente desde octubre de 2018 hasta mayo de 2019. por el pasan prácticamente las 3.000 personas y completan los 2 cursos a los que se les inscribe.

Cada lunes se da de alta un grupo de unas 300 personas con acceso a uno de los cursos, que pueden completar en el plazo de semanas, solapándose hasta 900 personas con acceso a la formación cada semana.

El piloto y la puesta en marcha han requerido de un gran esfuerzo por parte del personal del cliente y de FIT Learning. Han sido necesarias muchas acciones de personalización y ajustes. Sin embargo, el desarrollo de este caso es un ejemplo de las ventajas que aporta un proyecto bien definido y que emplea la metodología adecuada.

La dedicación horaria de la dinamización y el seguimiento se reduce al máximo, con un ahorro de más de un 80% de las horas de dedicación para gestionar y dinamizar un proyecto de este tipo que requiere. A esto hay que sumarte el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje y dedicación por parte de los usuarios.

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Los resultados objetivos

Los datos objetivos que presentamos al final de este artículo nos sirven para seguir apostando por este modelo de formación en todo tipo de organizaciones, públicas y privadas, grandes y pequeñas.

Lo que medimos… y no se suele medir

Además de los resultados, evaluaciones, tiempos… algo que casi siempre se mide en cualquier acción formativa, en este proyecto hemos medido aspectos tan importantes o más que los propios resultados. Después de este proyecto conocemos mucho mejor los hábitos de las personas que han utilizado la plataforma, qué les gusta más y qué menos, cómo y cuándo completan la formación, qué valoran más o cuánto tiempo seguido dedican a formarse. Está información, recogida de forma colectiva y no tratada de forma individual, es de vital importancia para diseñar formación personalizada para colectivo, y así poder obtener los mejores resultados.

¿Y qué conclusiones hemos sacado?

  1. Las horas predilectas para formarse son a las 13 y a las 14, pero que también hay muchos accesos a partir de las 19 de la tarde, y en menor acceso a partir de la 7 de la mañana.
  2. Las personas acceden a los cursos desde su ordenador (esto es así ya que en este proyecto no se informa sobre la posibilidad de acceso mediante Smartphone). Lo hacen desde Google Chrome en un 90% de los accesos.
  3. Los días de más dedicación son los lunes y los martes.
  4. Los grupos organizados avanzan de forma homogénea.
  5. El acceso se hace prioritariamente desde la modalidad “acceso sin claves de forma segura”, esto facilita el acceso y evita rechazos.
  6. Hay accesos incluso en periodos vacacionales.
  7. Se completan accesos desde más de 20 puntos geográficos (España, Francia, Portugal, USA…).
  8. Sabemos qué vídeos han visto más, cuáles han sido mejor valorados, qué documentos se descargan, cuándo…

Con todo esto ahora sabemos que si se lanza otro proyecto tenemos datos para diferentes situaciones:

  • Podemos determinar a qué hora enviamos los mails.
  • Si tenemos que hacer llamadas de refuerzo, se puede planificar cuando debo hacerlo.
  • Si preciso un Call center, lo puedo dimensionar por horas, por fechas y por usuarios.
  • Definir qué tipo de vídeo tengo que producir.
  • Saber si necesito o no tutores y cuántos.
  • Qué software necesitan o emplean mis usuarios.

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Las claves

El éxito de este proyecto es un conjunto de factores bien combinados que permiten su desarrollo de una forma controlada y coordinada. A continuación, te presentamos 8 factores clave sobre los que se ha basado la evolución de este.

  1. La plataforma

La plataforma SmartMobile ha sido uno de los principales elementos para poder obtener los resultados finales. Accesos sencillos, navegación intuitiva, visualización de los vídeos de forma directa y un aspecto atractivo que ha invitado a todas las personas a completar su formación.

Perder usuarios debido a falta de usabilidad en la plataforma es algo tan habitual que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta, pero es una los aspectos más sencillos de resolver y más importantes se deben tener en cuenta. La experiencia de usuario en una Moodle, por ejemplo, no es, ni de largo, la misma que hemos conseguido en este proyecto.

  1. Los accesos sencillos y sin claves (face id)

Uno de los puntos débiles en todo proyecto formativo elearning es el acceso a plataformas. Nuestros usuarios a veces no están motivados para realizar la formación y les cuesta empezar, si a ello sumamos un acceso complejo, dificultad para localizar las urls de acceso, perdida de claves… Les estamos dando motivos para que abandonen o ni siquiera comiencen su formación. En este proyecto todo ha sido muy sencillo, natural incluso. Hemos conseguido que más del 80% de los accesos se haya realizado a través de smartpass, un acceso seguro con claves encriptadas que evita que nuestros usuarios tengan que introducir su clave cada vez que entren. Además, los sistemas de recuperación son sencillo y usables. No hemos usado FaceId, que supone acceso con reconocimiento facial biométrico (¡por la cara!) debido a restricciones internas de tratamiento de datos de carácter personal. Este sistema habría facilitado, todavía más, los accesos.

  1. La gestión de los mails entregados y recibidos

A pesar de que la dinamización ha sido semiautomática, es muy importante controlar la gestión de las comunicaciones. Analizar qué ocurre con los mails entregados y recibidos. En este proyecto hemos podido analizar si los mails enviados a cada persona han llegado a su destino, se han abierto, o no se han atendido. Esto es muy importante a la hora de atender a los ya que nos da una información muy valiosa. Olvídate de alumnos que dicen que no reciben los correos como disculpa para no hacer un curso, simplemente ahora puedes ver si de verdad lo han recibido o no.

  1. Sistema de dinamización automatizado

SmartMobile permite programar casi todo de manera que el tiempo del gestor de la formación se dedique a sus alumnos. Hemos conseguido dar altas e inscripciones con antelación, programadas, automatizar los mails de alta e inscripción y todos los de dinamización. Se han enviado miles de mails sin necesidad de ocupar demasiado tiempo de gestión. Hemos conseguido reducir el tiempo y coste de la dinamización en más del 80%, lo que, en un proyecto con casi 3.000 alumnos, supone un éxito tremendo.

  1. Metodología de producción de vídeos

Una vez que los alumnos aceden a un entorno atractivo a través de la plataforma, tenemos que conseguir que permanezcan en ella y completen su formación. Con la plataforma conseguimos el primer acceso, ganamos 30 segundos, pero si lanzan el primer vídeo y no es atractivo, es casi seguro que la batalla está perdida. O los alumnos están convencidos de lo que están viendo, o solo podremos conseguir buenos resultados a base de multiplicar el esfuerzo dinamizador, con el coste que supone.

Hemos conseguido que cada alumno vea vídeos de los cursos durante casi 3 horas, lo que equivale a una formación presencial de unas 20 horas si sumamos evaluaciones, accesos, descargas de material… ¡6.000 horas acumuladas de vídeo! ¿Cómo?

  • Con vídeos cortos (hasta 3 min).
  • Con producción profesional.
  • Con postproducción específica.
  • Con buenos contenidos.
  • Con un desarrollo pedagógico adaptado.

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  1. El piloto

Otra de las claves para que todo haya fluido desde el principio ha sido el piloto desarrollado previamente a su puesta en marcha. Hemos evaluado los accesos, contenidos, mensajes y hábitos. Hemos recogido valoraciones y opiniones. Hemos hablado con las personas participantes en el piloto. Y con todo eso, hemos sacado conclusiones, hemos adaptado el modelo inicial y nos hemos entrenado para anticiparnos a las incidencias.

  1. La puesta en marcha

Tras el piloto, el cliente decide lanzar grupos semanales lo más homogéneos posibles de 300 personas, con un plazo de 3 semanas para finalizar la formación y una dinamización predefinida. Hemos llegado a tener más de 1.000 usuarios diarios sin que ello haya supuesto el más mínimo problema. El orden y la organización, basado en el piloto y en el conocimiento de los usuarios a los que va dirigido, acompañado por la tecnología que los soporta, garantizan el éxito.

  1. Y sobre todo… el control del proyecto

Con todos los factores ordenados es muy probable que todo salga bien, incluso de manera excelente, pero “no solo tiene que serlo, además debe parecerlo”.

Desde el día 1 del proyecto hemos enviado a la dirección del cliente un cuadro de mandos en tiempo real, el llamado SmartBoard. Este incluía indicadores como: tiempos, accesos, visionados, valoraciones de vídeos, participación, aprendizaje, comunicaciones, porcentaje de finalización, desviaciones…

El proyecto se lanzó un lunes, el martes a las 9 am se analizaron los primeros accesos, con más de 500 vídeos vistos, sin apenas incidencias, con altas valoraciones, con accesos multidispositivo y más de 30 horas de visionado. los datos entregados diariamente durante la primera semana nos sirvieron no solo para conocer que el proyecto marchaba bien, sino para conseguir la confianza plena de la dirección. Desde ese momento, a pesar de que Smartmobile ofrece los datos online, la información pasó a enviarse una vez a la semana y posteriormente en plazos mensuales.

Ahora que hemos concluido el proyecto ya sabemos mucho más sobre los hábitos de nuestros alumnos. No solo hemos conseguido que completen su formación y la valoren positivamente, sino que conocemos lo que más les atrae en un proceso formativo.

Algunos datos obtenidos del proyecto

  • Más de 6.000 horas de visualización.
  • Más de 15.000 horas de acceso a plataforma.
  • 135.000 vídeos lanzados
  • 3.800 participantes.
  • 2:42 horas por usuario de visionado de vídeos.
  • Una valoración de 3.5 sobre 5 (valoración en tiempo real sobre los vídeos).
  • Más de un 80% de finalización.
  • Actividad desde más de 50 puntos geográficos.
  • Más de un 80% de los accesos sin claves (smartpass).

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