Onboarding

7 tips para un buen Onboarding Process (usando microlearning)

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onboarding process

El microlearning es la metodología formativa que mas ha crecido en los últimos meses. El uso del móvil, el vídeo, las mejoras de las coberturas de las zonas wifi, los planes de datos de los operadores móviles, el 4G y pronto el 5G, han convertido en el aprendizaje instantáneo basado en formaciones cortas en mucho más que una moda.

Si quieres saber más de microlearning, te recomiendo el artículo ¿Qué es el microlearning? La nueva forma de educar. ,muy ilustrativo. Empresas de todo tipo emplean ya esta metodología de manera generalizada en sus organizaciones, convirtiéndose en poco tiempo como la metodología base tanto en las formaciones programadas como en las abiertas. Empresas como Microsoft, Google o Linkedin han apostado ya de forma definitiva por este modelo, reduciendo drásticamente costes y tiempos en las acciones formativas y consiguiendo unos niveles de aceptación y valoración muy superiores a las recibidas hasta la fecha. La deslocalización del talento y la necesidad de actualización del conocimiento posicionan a la metodología microlearning como una nueva e imprescindible manera de aprender.

Pero antes de nada…

¿Qué es el Onboarding?

El onboarding es un proceso de formación que permite la integración de los nuevos empleados de manera eficaz que aporta los conocimientos y habilidades necesarias para ser competente.

En el artículo Los 3 escenarios donde el microaprendizaje ya es tendenciadescribimos 3 tipos de proyectos en los que el microaprendizaje ha triunfado superando a cualquier otra modalidad formativa, siendo uno de ellos el desarrollo de planes de acogida On-boarding para empresas.

Como vimos en el artículo, disponer de un modelo de Onboarding es:

  • Sencillo, rápido y barato.
  • Fácil de implementar para empresas grandes y pequeñas (a partir de 60 empleados).
  • Una de las mejores herramientas para completar una correcta, rápida y eficaz incorporación de nuevos empleados a cualquier empresa.

El microlearning basado en vídeo, además, facilita en gran manera el desarrollo y puesta en marcha de planes de acogida ya que:

  1. Desarrolla los contenidos en vídeo. El formato visual potencia en gran medida el seguimiento de la formación.
  2. Ofrece contenidos de corta duración, fáciles de consumir sin necesidad de reorganizar agendas o calendarios.

Si ya conoces las posibilidades del microlearning, o si quieres saber más, y estás convencido de las ventajas que puede aportar a tu plan de acogida On-boarding,  solo te queda ponerte manos a la obra. Para desarrollar tu proyecto antes debes tener claro el alcance de tu proyecto para evitar que el resultado final no sea el esperado.

A continuación, te indicamos los 7 aspectos que deber tener en cuenta para desarrollar tu plan de acogida Onboarding:

1.-El temario, tu índice.

2.-El modelo de vídeo, la metodología.

3.-La plataforma de formación para tu plan de Onboarding Digital

4.-Tu proveedor.

5.-Los plazos para el desarrollo de tu plan On-boarding.

6.-El modelo formativo, sus objetivos.

7.-Onboarding process: Medición y evaluación.


1. El temario, tu índice

Lo primero que debes tener en cuenta es qué quieres contar. Ya sabes a quién, a tus nuevas incorporaciones, aunque también es cierto que no estaría de más que el contenido que desarrolles pueda ser utilizado también por todos tus empleados, como “cultura corporativa”.

En función del alcance que quieras conseguir te proponemos que dividas tu Onboarding en 2 etapas o itinerarios formativos:

  • On boarding General
  • On boarding Específico

En un primer itinerario, el general, deberías abordar temas y aspectos relativos a la empresa, sus valores, las personas. De esta manera, la persona que se incorpora conoce de primera mano los aspectos generales más importantes de la organización a la que se incorpora.

A continuación, te indicamos algunos temas generales a tratar. Este índice está basado en la experiencia de implementación de proyectos de este tipo en clientes. Por lo tanto, no es una guía maestra, pero sí recoge en gran medida muchos temas comunes a implementar en tu Onboarding process. Cada uno de los vídeos, de no más de 2 minutos y medio resume un aspecto. No constituyen un curso en sí mismos, sino que marcan pautas y dan indicaciones a la persona que los recibe, pudiendo ser objeto, posteriormente, de formaciones ampliadas y focalizadas.

  • Presentación de la Compañía
  • Misión, Visión, Valores
  • Organigrama
  • Procesos
  • Aspectos Sociolaborales
  • Prevención de Acoso
  • Prevención de Riesgos Laborales
  • Código de Conducta
  • Gestión de la Diversidad
  • Uso responsable de la Tecnología
  • Igualdad entre mujeres y hombres
  • Buenas practicas medioambientales
  • Gestión Diaria
  • Política de Gestión

Todo ello puede completarse con un segundo módulo más específico y concreto, relativo a la actividad que la persona debe realizar una vez se ha incorporado en la organización:

  • Uso general de los sistemas de gestión (CRMs, aplicaciones…).
  • Conocimiento específico sobre el puesto de trabajo.
  • Conocimiento básico de aplicaciones informáticas.

En una primera fase, un buen plan de acogida On-boarding puede completarse con:

  1. Entre 15 y 20 vídeos de 2-3 minutos.
  2. Material complementario de descarga (pdfs, modelo, políticas ampliadas…).
  3. Una evaluación tipo test para medir resultados.


2. El modelo de vídeo, la metodología

Una vez has decidido usar el vídeo como hilo conductor, es importante que lo que el alumno perciba recoja lo que quieres contar de una manera atractiva.

Estos vídeos van a ser lo primero que la persona que incorpora vea de la empresa, no es un simple vídeo. Es la “tarjeta de presentación de la empresa” y ya sabemos que la primera impresión en muchas ocasiones es la más importante de las impresiones.

Con esta premisa, debes pedir a tus vídeos:

  1. Que sean claros en cuanto al contenido. El contenido debe estar trabajado y guionizado. Debe presentar todo de forma concisa y sin dar lugar a dudas.
  2. Con ponentes adecuados, bien con una actriz o actor que narre y explique el guion, o bien con personas de la organización que sean capaces de exponer de manera creíble los contenidos. La combinación de unos y otros tipos de ponentes es casi siempre lo más adecuado.
  3. Con calidad profesional, no solo en la grabación (cámaras, luces, sonido…) sino también en la postproducción (rotulación, subtitulación, resúmenes, carátulas…).
  4. Que no aburran, que sean cortos, atractivos visualmente y fáciles de consumir.

No debes pedir a tus vídeos que se parezcan a una serie de Netflix, o a los vídeos del Banco Sabadell de los anuncios de la tele (a no ser que te no importe el presupuesto). Estás haciendo formación, no lo olvides, pero si puedes hacerlo bien, ¿por qué hacer algo mediocre? Pide a un profesional que dé forma a tus ideas.


3. La plataforma de formación para tu plan de Onboarding Digital

Si tienes unos buenos vídeos, tienes gran parte del camino recorrido, pero ten cuidado. Si no llevas el calzado apropiado puedes caerte por el precipicio justo cuando estás llegando. Tu plataforma es tu calzado de monte, no te olvides de llevar el adecuado y tenerlo a punto.

Los éxitos del microlearning se basan en gran parte en la experiencia de usuario (UX) y esta se compone de:

  • Un buen curso o vídeo
  • Un buen soporte sobre el que verlo

Debes asegurarte de que el medio sobre el que tus usuarios consumen ese excelente plan de acogida Onboarding, sobre el que has trabajado tanto, no se pierda en una aplicación poco amigable. Si tienes una Moodle, no son buenas noticias. Si tienes un LMS un poco antiguo, tampoco. Pide a tu plataforma de microlearning:

  • Que se parezca un poco a Netflix, Coursera o Linkedin.
  • Que sea atractiva.
  • Que nadie se pierda en ella.
  • Que se acceda en como máximo 2 clics a los vídeos.
  • Que se pueda ver cómodamente desde un móvil.

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No olvides tampoco que es fundamental que te permita medir en tiempo cada acción que se realiza: quién ve los vídeos, cómo, cuándo, cómo se valoran, cómo se miden los tests…


4. Tu proveedor

Claro, todo esto debes hacerlo con un proveedor de confianza. Pero ten en cuenta que hacer microlearning no es lo mismo que hacer un curso elearning y menos aún una formación presencial. Debes pedir a tu proveedor:

  • Que tenga experiencia demostrada en vídeos en formato microlearning

    -Pídele que te muestre vídeos a medida, y debería disponer también de un catálogo de vídeos estándar.

  • Que haya desarrollado ya algún proyecto de Onboarding

    -En este caso las referencias y una posible reunión con algún cliente de tu proveedor te puede ayudar. Esto es algo que no suele hacerse, pero es muy recomendable.

  • Que te pueda ayudar

    -A la hora de elaborar tu índice o de ampliar información de alguno de los vídeos, en base a su experiencia.

  • Valora su cercanía

    -Vas a desarrollar vídeos corporativos. No siempre es recomendable deslocalizar su producción. A veces el idioma o las costumbres juegan malas pasadas.

  • Que disponga de una plataforma de microlearning

    -Sobre la cual soportar el proyecto.


5. Los plazos para el desarrollo de tu plan On-boarding.

Desarrollar un proyecto de este tipo debe ser rápido, es unas de las características del microlearning. Usar el vídeo como hilo conductor aporta grandes beneficios, este debe ser uno de ellos.

Podemos definir 3 etapas en el desarrollo de un plan de acogida On-boarding:

1. FASE INICIAL

    • Identificación del índice de puntos a tratar y vídeos a desarrollar.
    • Dependerá en gran parte de ti, si lo tienes claro y tienes trabajados previamente los puntos y dispones de un manual de acogida en papel, esta fase no debe durar más de 1 o 2 semanas. Si no es así, puedes dilatarse y dependerás de tu proveedor a la hora de ayudarte en la definición.

2. GUIONIZACIÓN

    • No debería ser más de una semana para un plan de unos 15-20 vídeos incluyendo: propuesta inicial de guion, correcciones, y validaciones.

3. GRABACIÓN

    • Entre 1 y 2 días

4. POSTPRODUCCIÓN

    • Entre 5 y 10 días, dependiendo del grafismo y los recursos a incluir.

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Con todo ello, tu proyecto puede estar listo en 3 semanas. Es lo que se suele tardar en un proyecto medio, teniendo en cuenta que las fases anteriores pueden solaparse. En ocasiones, sobre todo atendiendo a la fase inicial, este proceso puede dilatarse mucho más, pero siempre ofrece más agilidad que cualquier otro tipo de metodología.


6. El modelo formativo, sus objetivos

Y ahora cuando ya tienes el curso completo, los vídeos desarrollados y la plataforma de microlearning lista para que tus empleados puedan recibir una excelente experiencia de usuario, debes pensar en el último paso a dar. ¿Has pensado cómo les vas a vender esta formación? Lo tienes todo, el contenido y la envoltura, pero no es lo mismo vender un helado en verano que en pleno invierno.

Plantea la formación a tus empleados como una experiencia única, a medida para ellos, deben verlo como “su formación” no como la “formación de la empresa”.

Te recomendamos que el plan formativo incluya, para cada alumno o grupo de alumnos:

  • Mails personalizados.
  • Planes de estudios que marquen el trabajo diario. Evita formaciones libres, dirígelas tú.
  • Grupos cerrados, con objetivos, fechas límites.

Si dejas total libertad de acceso a tus alumnos, sin marcar fechas, ni límites, sin orientarlos en su ruta formativa, tus resultados serán mucho peores de lo que conseguirías con un proyecto dirigido.

Debes pedir a tu plataforma, a tu proveedor, que te proporcione las herramientas necesarias para dirigir la formación de forma totalmente automatizada para que esto no suponga un elevado coste en tiempo.


7. Onboarding process: Medición y evaluación

Por último, y no menos importante, toda empresa debería poder medir el retorno de la inversión. Desarrollar un plan de acogida no es tarea sencilla, pero es tan importante desarrollarlo de forma eficiente como poder medir su impacto para realizar así las mejoras y ajustes necesarios.

No solo debes poder medir el resultado final, esto es algo que casi seguro puedes conseguir con cualquier plataforma LMS o microlearning, sino que debieras poder medir en tiempo real el impacto de los indicadores más relevantes de tu proyecto. Conocer el resultado de un proyecto al final es importante, pero es más importante saberlo durante el desarrollo del mismo, cuanto antes mejor, de cara a poder tomar las medidas correctivas oportunas.

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Puestos a pedir, pide a tu proveedor, a tu plataforma de microlearning que te ofrezca desde el primer día los indicadores que necesitas saber para conseguir el mejor de los resultados. ¿Se te ocurren cuáles son? Algunos podrían ser estos:

  • Vídeos vistos.
  • Minutos de formación.
  • Minutos de visualización.
  • Aprendizaje, respuestas acertadas.
  • Valoración de los vídeos (se valoran tras completar el visionado).
  • Visionado por franjas horarias (para determinar usos).
  • Analítica geográfica de visionado (áreas geográficas).
  • Análisis del uso por días y por usuarios.
  • Análisis de acceso por tipo de dispositivo (pc, smartphone…).
  • Uso por sistemas operativos.
  • Tiempos medios de sesión.
  • Coste por usuario, minuto de visionado, grado de aprendizaje……

Poder evaluar estos y otros factores similares en un proceso formativo de este tipo te va a proporcionar algunos resultados que valorar:

  1. Información de usos y costumbres de formación en tu organización (horas, dispositivos, lugares…).
  2. Conocimiento detallado sobre tus usuarios. Información sobre los gustos y valoraciones.
  3. Un completo informe económico y analítico para defender la inversión realizada. El retorno de la inversión sí es posible medirlo.

Como ves, el microlearning puede ser la mejor herramienta para:

  1. Poner en marcha de forma rápida y adecuada tu plan de acogida Onboarding.
  2. Conocer de manera detallada los usos y costumbres de tus empleados de cara a poder ofrecer modelos personalizados.
  3. Poder medir el ROI de tu proyecto, incluso de forma inmediata.
  4. Mejorar la experiencia de usuario que proporcionas a tus empleados, y obtener mejores resultados.

Desde FIT Learning, apoyados en nuestra experiencia personal, llevamos años ofreciendo soluciones de elearning personalizadas para empresas. En los últimos 2 años hemos desarrollado importantes proyectos de gamificacion y microlearning de todo tipo, como planes de acogida On-boarding para empresas del sector industrial, seguros y tecnología. Disponemos además de más de 1.000 vídeos en nuestras colecciones de catálogo de vídeos microlearning, y de una plataforma de microlearning de última generación.

Todos los datos reflejados en este artículo se basan exclusivamente en la experiencia en proyectos de microlearning en los últimos 12 meses.

Esperamos que pueda servirte de interés y ayuda, si quieres saber más consulta nuestra web y nuestro blog o ponte en contacto con nosotros en fitls@fitls.com

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