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Plataforma e-learning:diferencias entre un modelo SaaS y uno On-premise

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Una vez exploradas las posibilidades de alojar nuestra plataforma LMS/ MicroLearning en el artículo hay que valorar opciones para arrancar. Empecemos por analizar cuál es la mejor opción de poner en marcha una plataforma LMS/ Microlearning, desde el punto de vista de la adquisición o el alquiler del software.

1. Modelos de adquisición de software

2. Aplicaciones en modelo On-premise

3. Aplicaciones SaaS e instalación “en la nube”

4. Tendencias entre los fabricantes de software LMS / Microlearning

Modelos de adquisición de software

Simplificando, para analizar la oferta actual, existen dos grandes modelos para la explotación de software:

  • El modelo On-premise, en el que el cliente adquiere software y lo instala in-house. Esto significa instalarlo en sus propios servidores o decide llevarlo a un hosting externo.
  • El modelo SaaS (Software as a Service) es en el que el cliente paga por el uso del software, es decir, no adquiere las licencias, que se alojan y evolucionan “en la nube”.

Partiendo de estas definiciones básicas, profundicemos en ambos modelos de comercialización.

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Aplicaciones en modelo On-premise

Ha sido, hasta hace 3-5 años, el modelo tradicional de comercialización de las aplicaciones empresariales. En el modelo On-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software.

Las soluciones que actualmente se encuentran en este tipo de implementación son las que ya llevan un tiempo en el mercado como  sistemas ERP, CRM, aplicaciones industriales, LMS tradicionales Open source, etc. Las nuevas aplicaciones y las versiones actualizadas de los grandes fabricantes ERP, CRM, eLearning ya tienden a ofrecerse solamente en la nube.

La instalación On-premise ofrece ventajas para las compañías como un mayor control o personalizaciones más profundas a las aplicaciones estándar. Sin embargo, la inversión inicial en software es alta, su mantenimiento muy costoso y la obsolescencia tecnológica acelerada, ya que muchas soluciones On-premise ya no soportan dispositivos como los smartphones o wearables y “no siguen el ritmo innovador” que ofrecen las aplicaciones “en la nube”.

Aplicaciones SaaS e instalación “en la nube”

En el modelo SaaS (Software as a Service), el cliente sólo paga por el uso que hace de la aplicación, que se instala “en la nube”. Esta nube de almacenamiento puede ser pública, privada o híbrida.

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Las nubes públicas son la forma más común de implementar las aplicaciones comercializadas en modelo SaaS. En esta instalación, es en el servidor del fabricante donde se aloja la aplicación LMS/ MicroLearning y el cliente comparte este servidor con otras empresas que tienen contratados los mismos servicios al fabricante. De esta forma, el precio del servicio global (alquiler de aplicación en SaaS junto al alquiler de la infraestructura tecnológica) es considerablemente más bajo que en el modelo On-premise.

Una opción intermedia podría ser utilizar una nube privada. Está compuesta por recursos informáticos que utiliza exclusivamente una empresa u organización y puede ubicarse físicamente en el centro de datos local de dicha organización u hospedarla en un proveedor de servicios externo. La nube privada ofrece al cliente la posibilidad de adquirir la aplicación On-premise y personalizarla en un grado tan alto como en una instalación On-premise. En una nube privada, al igual que en una instalación On-premise, la solución la gestiona y la mantiene íntegramente el cliente.

Por último, una nube híbrida combina infraestructura local de las nubes privadas con algunas características de nubes públicas. De este modo, las organizaciones puedan beneficiarse de las ventajas de ambas.

En resumen, la principal diferencia entre los distintos tipos de instalación radica en la posibilidad de “pagar por uso” y la capacidad de personalizar las aplicaciones. Esto se refiere tanto la aplicación como la infraestructura, siempre con el objetivo de incorporar innovaciones tecnológicas al ecosistema de formación.

¿Cuál es la tendencia actual en los fabricantes de software LMS/ MicroLearning?

Según el informe de investigación Global Next Gen LMS Market 2016-2020, se espera que para 2020, casi el 80% de las organizaciones adoptarán el uso de un sistema de gestión de aprendizaje basado en la nube.

Cada vez en mayor medida, nos encontramos con organizaciones que optan por la suscripción como modelo de acceso a las aplicaciones LMS/ Microlearning. Esto es una respuesta más en forma de renuncia al modelo “On-premise” y, por lo tanto, a complejas personalizaciones y a un costoso mantenimiento, para gestionar la formación online.

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Así, los fabricantes de LMS/ MicroLearning ofrecemos las aplicaciones en pago por uso (SaaS) y las alojamos en nubes públicas para que puedan accederse a través de internet.

A la hora de sopesar la inversión en una implementación de software y elegir el modelo de adquisición hay que tener en cuenta qué tipo de inversión requiere cada uno.

Hay inversiones de muchos tipos, pero para las inversiones de software se deben considerar los gastos en las inversiones de tipo CAPEX (Capital Expenditures o inversiones de bienes de capital) y las de OPEX (Operating Expense o coste de funcionamiento).

En la categoría de CAPEX entran todos aquellos activos que compra la empresa (servidores, routers, espacio físico, sistemas de seguridad, puesta en marcha, etc.), mientras que en la de OPEX entran todos aquellos gastos continuos para el funcionamiento de la empresa (electricidad, internet, mantenimiento hardware, personal para monitorización, etc.).

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En el modelo On-premise hay que incluir, además, la compra de la aplicación y todos los demás gastos relacionados con la inversión CAPEX. En la nube, solo hay costes de inversión OPEX y la aplicación se paga por uso, sólo se paga una cantidad proporcional a los servicios que se demandan.

Entre las tendencias que están acelerando el modelo de “pago por uso” frente al modelo On-premise podemos resaltar:

  1. La rápida evolución del sector tecnológico. Los avances que se van realizando provocan que cuando queramos amortizar una inversión On-premise el producto esté obsoleto o ya exista una aplicación tecnológicamente más avanzada y barata.
  2. El ahorro de costes. El servicio de “pago por uso” o SaaS se despliega a través de Internet, lo que se traduce en reducción de costes. Además, la ausencia de inversión inicial, como ocurre en el modelo tradicional, supone un importante ahorro de dinero y la posibilidad de acceder a soluciones de gestión potentes.
  3. La economía de escala en todos los aspectos relacionados con la gestión de la plataforma. Los servicios de soporte y disponibilidad del software son mucho más complicados de cotizar, a la hora de comparar la contratación de un software por suscripción frente a la inversión On-premise. Aunque es obvio que el fabricante controla software e infraestructura y soluciona los problemas, desde una instalación global, con menos costes, que un cliente en su propia instalación. Con las aplicaciones cloud se reparte la inversión en infraestructura entre todos los usuarios de la plataforma, además de “sacar a la luz” multitud de costes ocultos (OPEX), como son el coste de energía eléctrica (servidores, red, refrigeración), los costes de seguridad, etc., que muchas veces no se tienen en cuenta al calcular la inversión On-premise.
  4. Garantía de evolucionar el software “en el sentido correcto”: Los fabricantes son los primeros en darse cuenta de por dónde van a ir las preferencias de los clientes y las necesidades de las organizaciones. Es una manera de adelantarse y trabajan activamente en incorporar novedades funcionales y nuevas tecnologías a las aplicaciones.

Así, tendencias como el Microlearning, que se está imponiendo rápidamente, por la democratización de la formación online, gracias a la facilidad de acceso multidispositivo a videos y todo tipo de materiales, está disponible para compañías de cualquier tamaño, al contratar una aplicación SaaS.

¿Entonces, qué lleva todavía a muchas empresas a decantarse por el modelo LMS/ Microlearning On-premise?

En nuestra opinión, sólo las compañías muy grandes que disponen de recursos, grandes instalaciones y suficiente personal para implementar y mantener aplicaciones LMS, con un presupuesto abultado que les permita incorporar las últimas tecnologías se seguirán decantando por adquirir aplicaciones LMS en modelo On-premise. Y, en paralelo, evolucionarán a un modelo híbrido, incorporando el Microlearning en modo SaaS y la producción de contenidos, usando recursos externos, a su gestión.

En Pymes y compañías de tamaño medio, se impondrá el modelo de “pago por uso”, solamente frenado por “el miedo a perder el control” o la mecánica de obviar costes ocultos a la hora de analizar las inversiones.  Aunque la transformación digital catalizará la transición al modelo de suscripción.

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